公文的分類

由于公文所反映的社會現(xiàn)象是極其紛繁復(fù)雜的，為了保證機關(guān)公文處理工作有秩序、高效率地進行，就必須從分析和研究機關(guān)公文的性質(zhì)、特點和作用入手，對機關(guān)日常工作活動中所使用的公文進行科學(xué)的分類。這是認識公文這一事物并探求其科學(xué)規(guī)律的一種有效的方法。這就是公文進行分類的原因。

常見的、基本的公文分類，主要是從公文的來源、使用范圍、行文關(guān)系、性質(zhì)與作用、內(nèi)容與特點等方面來劃分的。

從公文的來源來劃分

可以把公文分為三類：對外文件、收來文件和內(nèi)部文件。一般說來，某個機關(guān)或某個部門的文件，按照它們的來源可以分為兩類：一個是外機關(guān)發(fā)到本機關(guān)的，另一類是本機關(guān)自己制定的，由本機關(guān)擬制的公文按照制發(fā)公文的目的和發(fā)送對象，又可以分為兩類：一個是在本機關(guān)內(nèi)部使用的公文，另一類是向外機關(guān)發(fā)送的。

(1)對外文件。對外文件簡稱發(fā)文。是指本機關(guān)擬制的向外單位發(fā)出的文件。例如：林業(yè)部向國務(wù)院發(fā)出的《關(guān)于加強森林防火工作的報告》，對于林業(yè)部來說，這就是一個對外文件，國務(wù)院就是這個文件的針對機關(guān);如果從國務(wù)院這個角度來說，這就是一個收來文件。

(2)收來文件。收來文件簡稱為收文。是指由外機關(guān)擬制的、傳達其自身機關(guān)的意圖、發(fā)送到本機關(guān)或部門的文件。

(3)內(nèi)部文件。內(nèi)部文件是指制發(fā)和使用都限于機關(guān)內(nèi)部的文件。如：一些工作計劃、工作總結(jié)這是機關(guān)內(nèi)部的。

從公文的行為關(guān)系來劃分

可以把公文分為上行文、平行文和下行文三類。行文關(guān)系，簡言之，就是指發(fā)文機關(guān)同收文機關(guān)的公文往來關(guān)系。這種行文關(guān)系是根據(jù)機關(guān)的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍確定的。

(1)上行文。上行文就是指下級機關(guān)、下級業(yè)務(wù)部門向它所屬的上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和上級業(yè)務(wù)主管部門所發(fā)送的公文，是自下而上的行文，故稱為上行文。如：下級部門可以向上級部門發(fā)出報告、請示之類的公文。比如：區(qū)政府可以向市政府、省政府發(fā)文，省政府、市政府向中央(國務(wù)院)發(fā)文，這就是上行文。

(2)平行文。平行文是指同級別的、平等的機關(guān)之間的行文。比如：中央各個部之間，中央組織部、中央統(tǒng)戰(zhàn)部、中央宣傳部，它們之間都是平級的，它們之間的相互發(fā)文就是平行文。如：國務(wù)院的各個部，教育部、人事部、商業(yè)部、國家計劃生育委員會等各個部、委之間都是平級的，這些平級的機關(guān)發(fā)文就是平行文，它們沒有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)的關(guān)系。前面所說的上行文的機關(guān)有領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系，而現(xiàn)在的平行文的機關(guān)之間是同級機關(guān)，或是不相隸屬的，沒有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系的機關(guān)。因為平行文機關(guān)之間沒有指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系，所以它們一般在聯(lián)系工作的時候，一般都用“函”這種公文的文種。

(3)下行文。下行文的方向與上行文的方向相反，它是指上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)對所屬的下級機關(guān)的一種行文。比如：黨中央給下面的各個省、市的黨委，各個省的黨委向縣級、市級黨委發(fā)文，這就是屬于下行文，因為它的行文方向是向下的。

另外還有一些面向群眾的公告、通告、通知等直接張貼在外面的，大家可以看到的，也是屬于下行文。

從公文的秘密程度和閱讀范圍來劃分

從公文的內(nèi)容是否涉及到國家的秘密、涉及秘密的程度，可分為秘密文件、普通文件和公布文件。

(1)秘密文件。秘密文件按《中華人民共和國保守國家秘密法》，國家秘密分為三級，即“絕密”、“機密”、“秘密”三類。對于涉密的文件都要給予編號，這樣是為了進行控制，每一份文件發(fā)給誰了，發(fā)到哪了，應(yīng)該供哪些人閱讀都有明確的規(guī)定。所以“絕秘”、“機密”、“秘密”又稱為“三密”文件。另外，文件保密是有時間限制的。

(2)普通文件是相對于秘密文件而言的，從這個角度說，也可稱為非密文件。這種普通文件也不是沒有秘密可保，不是可供任何人來看的。一般來說，只限于本機關(guān)或本組織內(nèi)部，不對外公布，即不在社會上傳播，也不向國外傳播。

(3)公布文件。公布文件是向人民群眾和國內(nèi)外公開發(fā)布的文件。比如：一些公告、通告、國家領(lǐng)導(dǎo)人的講話等，這些都可以利用廣播、電視來播放，利用報刊來刊載，甚至可以公開張貼，也可以口頭傳達。

從公文制發(fā)機關(guān)來劃分

可以分為三類：法律法規(guī)文件、行政文件和黨的文件。

(1)法律法規(guī)文件。法律法規(guī)文件是由中央和地方各級權(quán)力機關(guān)、行政機關(guān)所制定的。法律法規(guī)文件具體可分為三種：

① 法律文件。全國人大及其常務(wù)委員會制定的法律，如《憲法》、《刑法》、《民法》等都是法律文件。

② 法令文件。法令文件是指根據(jù)憲法規(guī)定所制發(fā)的一種文件，通常是以中華人民共和國主席令或國務(wù)院總理的名義發(fā)布的。

③ 行政法規(guī)與規(guī)章文件。行政法規(guī)是國務(wù)院為領(lǐng)導(dǎo)和管理國家各項行政工作，根據(jù)國家法律的規(guī)定制定的各種法規(guī)，就叫行政法規(guī)。

(2)行政文件。行政文件是指國家機關(guān)在日常公務(wù)活動中所形成和使用的文件。它具有領(lǐng)導(dǎo)作用、管理和指導(dǎo)的作用和公務(wù)聯(lián)系的作用。如：經(jīng)常用的通知、報告、請示、意見等都是行政文件。

(3)黨的文件。黨的文件是由黨的機關(guān)制發(fā)的，是黨的機關(guān)所使用的，反映黨的領(lǐng)導(dǎo)和黨的工作、黨的建設(shè)的活動。

注意：我們國家最高行政機關(guān)是國務(wù)院，下面有各省、市人民政府，下面是市級人民政府、縣級人民政府、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府。行政機關(guān)的組成部分：國務(wù)院中有各個部，省政府下面有各個廳、市縣政府里有各個局，這都屬于行政機關(guān)。另外還有一些黨的機關(guān)，黨委系統(tǒng)的最高機關(guān)就是中共中央，下面是省、市黨委、地區(qū)市的黨委、縣級黨委和鄉(xiāng)鎮(zhèn)級的黨委。

從公文的性質(zhì)和作用來劃分

可以劃分為五種：指揮性公文、規(guī)范性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文。