公文有特定的效用

公文的特定的效用是指公文的現(xiàn)實(shí)效用，是由公文制發(fā)機(jī)關(guān)的法定地位所規(guī)定的。

公文有規(guī)范的體式

公文有規(guī)范的體式，這是公文同圖書(shū)、情報(bào)資料、通訊報(bào)道以及一般文章作品又一顯著的特點(diǎn)。由于公文是黨和國(guó)家用來(lái)領(lǐng)導(dǎo)和管理國(guó)家的一個(gè)工具，它是機(jī)關(guān)的喉舌，代表的是機(jī)關(guān)的權(quán)威，所以制發(fā)公文是一件非常嚴(yán)肅的、具有重要政治意義的工作。為了維護(hù)公文的法定性、權(quán)威性與嚴(yán)肅性，并便于進(jìn)行公文處理，以便公文的法定效力更好的發(fā)揮，所以對(duì)公文的體式有一個(gè)明確的規(guī)定。比如：我們黨和國(guó)家制定了關(guān)于公文格式、公文處理的辦法和公文處理的條例等方面的規(guī)定，就是對(duì)公文的體式做了統(tǒng)一的要求。要求：凡是制定公文的，都應(yīng)該按照這樣一種格式來(lái)進(jìn)行，如果不按照這種格式，就會(huì)對(duì)公文的權(quán)威性有所損害，所以公文要有一個(gè)規(guī)范的體式。

公文有規(guī)定的處理程序

公文的制發(fā)和處理都必須經(jīng)過(guò)一個(gè)規(guī)定的處理程序。如：公文的制發(fā)要經(jīng)過(guò)起草、擬稿、審核(核稿)、簽發(fā)的程序。而收文也有一個(gè)固定的程序：首先要收文登記(什么時(shí)間收到一個(gè)什么文件，名稱是什么，什么機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的)，然后要分辦(把它分類，交給哪些部門去承辦)、批辦(領(lǐng)導(dǎo)批示)、承辦(具體的工作部門來(lái)辦理這件事情)、催辦(如果沒(méi)有辦的話，要提醒它按照規(guī)定的時(shí)限把事情處理完畢)。因?yàn)楣挠袡?quán)威性、有法定效力，所以它有一個(gè)規(guī)定的處理的程序，在擬發(fā)公文的時(shí)候，在收到、處理公文的時(shí)候都有規(guī)定，不是隨心所欲的。