文書、文件和公文

在機(jī)關(guān)日常活動中，常常出現(xiàn)“文書”、“文件”、和“公文”這三個概念同時使用的情況。三者有時沒有很大的區(qū)別，如：文書處理有人就說成是文件處理、公文處理;文件往來有人說是公文往來。這就可以說明：在機(jī)關(guān)的日常工作活動中，出現(xiàn)文書、文件和公文這三個概念，它們的基本含義是一致的，都是指國家機(jī)關(guān)和其他的社會組織在工作活動當(dāng)中，形成和處理的外來文件、發(fā)出文件和機(jī)關(guān)內(nèi)部所使用的文件材料，即公務(wù)文書。也就是說在機(jī)關(guān)日常的工作當(dāng)中，我們所說的文書、文件和公文都是公務(wù)文書，它們的內(nèi)涵是一樣的，所以它們在不同的場合可以通用。

但是在實(shí)際工作中，由于歷史的習(xí)慣稱呼、用法和其他方面的原因，這三個概念在不同的場合往往強(qiáng)調(diào)不同的側(cè)面，有不同的稱呼和用法。

比如：“文書”一詞用的非常普遍，它既可以指所有文件資料的總稱，又可以指公務(wù)文書，既可以指私人文書，也可以指公務(wù)文書，它是一個整體概念，同時，“文書”還可以作為一種職業(yè)，是專管收發(fā)文件的。另外，像一些政府部門，比如說市政府中有一個文書科，有文書科長、文書處長，這是一種職務(wù)。

文件這一詞，可以從兩個意義上來理解，從廣義上來說，它和文書是一樣的，既可以指公務(wù)文件，也可以指私人文件，同時，它也可以是有關(guān)文件資料的總稱，如：我們在開會的時候，有會議文件，會議文件包括的就非常多，有會議紀(jì)要、會議決議，這些都是會議的正式的文件，另外還有領(lǐng)導(dǎo)的講話、領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言、會議的記錄、會議的簡報(bào)，包括一些錄音、錄像的片段，這些材料也可以稱為文件。即從廣義來說文件是指一切的文件材料的總稱，包括公務(wù)文書和私人文件。狹義上的文件是指機(jī)關(guān)和組織制成和發(fā)布的，有文件版頭(紅頭)等固定格式的正式行文，如：中共中央文件、國務(wù)院文件它們都是由紅字印出來，都有固定的格式，這就是文件。對于這一類正式的行文，人們往往鄭重的稱之為文件，而不稱為文書或公文。另外文件可以用數(shù)量來修飾，如單份文件、一份文件，通常人們不說是一份公文或是一份文書。

關(guān)于公文的概念：公文就是公務(wù)文書，就是各個機(jī)關(guān)單位在公務(wù)活動中所形成的文件材料，所以公文就不可能是私人文件。

公文有法定的權(quán)威

因?yàn)楣氖怯蓢覚C(jī)關(guān)及其他的社會組織按照法律的規(guī)定在行使自己的職權(quán)、實(shí)施管理，公文是代表機(jī)關(guān)發(fā)言的，它具有法定的效力，它成為各級機(jī)關(guān)、組織開展工作的可靠的依據(jù)，它具有很高的權(quán)威性。所以公文所代表的是國家的機(jī)關(guān)和社會組織。