公文的定義

公文即公務(wù)文書，是國(guó)家機(jī)關(guān)及其它社會(huì)組織在行使職權(quán)和進(jìn)行管理的過程當(dāng)中，形成的具有法定效率與規(guī)范體式的文書，是進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。

公文的含義的理解：

1.公文形成的主體是國(guó)家機(jī)關(guān)及其它社會(huì)組織。這些機(jī)關(guān)或組織都是依據(jù)憲法和有關(guān)法律、章程、決定建立起來的，是具有法定地位的。這種法定的地位賦予了這些機(jī)關(guān)與組織在自己的職權(quán)范圍內(nèi)制定和處理公文的權(quán)力。

2.公文形成的條件是行使職權(quán)和實(shí)施管理。具有法定地位的機(jī)關(guān)或組織都有自己的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍，因此他們?cè)谛惺棺约郝殭?quán)和實(shí)施管理的時(shí)候，就必然要產(chǎn)生一些體現(xiàn)自己意識(shí)的文件材料，這是公文形成的必要條件。

3.公文與其它的文件資料不同，公文具有法定效力和規(guī)范體式。

(2001年10月份考題)公文區(qū)別于其他文章和圖書資料的主要點(diǎn)是(公文具有法定的效力和規(guī)范的體式)。

國(guó)家機(jī)關(guān)和社會(huì)組織都是依據(jù)憲法和法律和有關(guān)的規(guī)章建立起來的，因此它都有自己的職權(quán)范圍，法律賦予了他們職權(quán)，他們就必須行使，如果不行使的話就是失職，但是在行使職權(quán)的時(shí)候，如果不注意又會(huì)造成越權(quán)。公文體式的規(guī)范化就是由于公文的法定的效力這一特性所決定的。如果公文體式不規(guī)范，不僅影響公文的質(zhì)量和版面，還會(huì)影響到公文的嚴(yán)肅性和公文作用的發(fā)揮，甚至?xí)斐晒ぷ鞯闹卮笫д`。

4.公文是進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。任何一個(gè)機(jī)關(guān)、組織在進(jìn)行日常工作中都需要使用公文這一工具，如果離開了公文就很難進(jìn)行有效的管理。 比如：向上級(jí)匯報(bào)工作，則使用“報(bào)告”或“請(qǐng)示”;向下級(jí)布置工作就可以用“決定”、“指示”、“通知”;向沒有隸屬關(guān)系的工作單位聯(lián)系業(yè)務(wù)可以使用“涵”，記載會(huì)議議決事項(xiàng)，則使用“決議”或“會(huì)議紀(jì)要”。所以公文體現(xiàn)在機(jī)關(guān)的日常工作當(dāng)中，與機(jī)關(guān)的日常工作是息息相關(guān)的。

公文產(chǎn)生的社會(huì)條件

公文是一種社會(huì)現(xiàn)象，是社會(huì)發(fā)展到一定階段才出現(xiàn)的，是隨著階級(jí)、國(guó)家和文字的產(chǎn)生而產(chǎn)生的。如果沒有文字就無法形成公文，公文必須以文字為載體。文字的出現(xiàn)，是人類進(jìn)入文明時(shí)代的標(biāo)志。正是因?yàn)樯a(chǎn)的發(fā)展、階級(jí)的產(chǎn)生、文字的產(chǎn)生、國(guó)家的產(chǎn)生國(guó)家進(jìn)行管理工作，需要比較有條理的文書，商業(yè)的發(fā)展，更需要有條理的書信來往。商業(yè)來往中，需要有字據(jù)，這就是公文產(chǎn)生的來源。