第一章辦公自動化概述

（一）辦公自動化的概念－將計算機技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)與行為科學(xué)應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)難以處理、且量非常大而且結(jié)構(gòu)又不明確的那些業(yè)務(wù)上的一貢綜合技術(shù)。（季斯曼定義）

利用先進的科學(xué)技術(shù)，不斷地使人的一部分辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機信息處理系統(tǒng)。目的是盡可能充分地利用信息資源，提高生產(chǎn)率、工作效率和質(zhì)量，輔助決策，求取更好的經(jīng)濟效果，以達到既定目標(biāo)。（85年全國第一次辦公自動化規(guī)劃討論會）

辦公自動化是以行為科學(xué)為主導(dǎo)，系統(tǒng)工程學(xué)為理論基礎(chǔ)，綜合應(yīng)用計算機技術(shù)和通信技術(shù)來完成各項辦公事務(wù)。以計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備取代傳統(tǒng)的手工辦公用具，以現(xiàn)代化的辦公系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工辦工系統(tǒng)。

辦公活動內(nèi)容：書面、口頭信息生成與處理；書面、口頭信息傳遞與管理；辦公時間安排；辦公資源運用

發(fā)展：

美國：①75年前基本通信設(shè)備和辦公用單機設(shè)備②75-82新型辦公設(shè)備，個人計算機進入辦公室

③83年后應(yīng)用局域網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和遠(yuǎn)程通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，系統(tǒng)綜合設(shè)備采用

日本：①初期79-82，引進、開發(fā)、使用辦公用的單機設(shè)備②發(fā)展期83-84辦公機電化

③改進期85-87多功能綜合機，各種作業(yè)過程自動化④成熟期88年后辦公系統(tǒng)集成化

我國：六五，啟蒙與準(zhǔn)備時期；七五開創(chuàng)與初見成效時期；八五、九五發(fā)展并走向成熟時期

加速我國辦公自動化發(fā)展的對策

①適應(yīng)政治體制改革形勢，實現(xiàn)辦公機構(gòu)、辦公制度的科學(xué)化

②適應(yīng)辦公自動化的需要，努力提高辦公人員的素質(zhì)

③廣泛開展技術(shù)研究，加速辦公自動化技術(shù)的推廣應(yīng)用

1、識記：辦公自動化的意義

①辦公自動化是現(xiàn)代化管理和建立運轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、靈活高效的政府行政管理體系所必須的

②辦公自動化對我國的經(jīng)濟發(fā)展，提高管理和決策水平，促進社會進步和“四化”建設(shè)都將起到重要作用

③提高辦公效率和科學(xué)決策水平

辦公自動化可以顯著提高管理水平，提高勞動生產(chǎn)率。－最重要意義

2、領(lǐng)會：（1）辦公自動化的要點

支持理論：行為科學(xué)、管理科學(xué)、社會學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)、人機工程學(xué)

直接利用的技術(shù)：計算機技術(shù)、通信技術(shù)、自動化技術(shù)

兩大技術(shù)支柱：計算機技術(shù)和通信技術(shù)

關(guān)鍵技術(shù)：數(shù)據(jù)處理、文字處理、語音處理、圖形與圖像處理、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、決策支持技術(shù)

（2）辦公自動化的主要環(huán)節(jié)－信息采集、信息加工、信息傳輸、信息保存

核心任務(wù)：向各領(lǐng)域、各層次辦公人員提供所需運用的信息

（二）辦公自動化的關(guān)鍵技術(shù)

1、識記：（1）語音處理－利用計算機對語音信息進行處理的技術(shù)，包括語音的輸入、識別、合成和存儲

（2）圖形與圖像處理－使用計算機對圖形與圖像進行處理的技術(shù)。包括圖形與圖像數(shù)字化、增強與復(fù)原，圖像數(shù)字編碼，圖像分割和圖像識別

（3）決策支持技術(shù)－決策者利用決策支持軟件進行大量數(shù)據(jù)的收集和分析處理，尋求解決問題的方法和模型，從而作出正確的決策。

2、領(lǐng)會（1）數(shù)據(jù)處理－利用計算機對數(shù)據(jù)進行收集、存儲、加工、傳播等一系列活動的總和，特點數(shù)據(jù)量大，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜，時間性強。

數(shù)據(jù)：計算機加工處理的對象，能夠輸入計算機并且被計算機進行加工處理的信息。

（2）文字處理－文稿編輯和文件管理等現(xiàn)代化的手段，包括起草文件、文字編輯、表格編輯等工作

（3）網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)－在單位內(nèi)部，通過計算機聯(lián)網(wǎng)和專用電話交接設(shè)備等實現(xiàn)信息的傳輸、交換和共享。在單位外部利用電話網(wǎng)、傳真網(wǎng)、衛(wèi)星通信網(wǎng)等實現(xiàn)通信和信息共享。

（三）辦公自動化系統(tǒng)－辦公業(yè)務(wù)活動概括為：存儲、交換、加工信息和基于信息的科學(xué)決策

1、識記：（1）辦公自動化系統(tǒng)的組成－辦公自動化設(shè)備、辦公自動化軟件、掌握現(xiàn)代辦公技術(shù)的辦公人員

辦公自動化設(shè)備：主計算機；各種輸入設(shè)備、各種輸出設(shè)備、工作站、通信設(shè)備、各種辦公設(shè)備

辦公自動化軟件：辦公自動化系統(tǒng)軟件、辦公室應(yīng)用軟件（通用、專用）

（2）辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)－一個具體的辦公自動化系統(tǒng)從無到有的過程

軟件生存期：軟件產(chǎn)品從形成概念開始，經(jīng)過開發(fā)、使用和不斷增補修訂，直到最后被淘汰的整個過程

OA系統(tǒng)生存周期：系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)實施、系統(tǒng)運行維護

系統(tǒng)分析－建立一個明確、具體而又可行的系統(tǒng)目標(biāo)。具體步驟：

①調(diào)查研究－任務(wù)需求調(diào)查、辦公環(huán)境調(diào)查－資料閱讀、問卷普查、個別訪問、實地觀察

②可行性分析－經(jīng)濟可行性、技術(shù)可行性、社會可行性

③用戶需求分析－對系統(tǒng)的功能、性能及運行環(huán)境限制等方面提出要求

④系統(tǒng)總體規(guī)劃－辦公現(xiàn)狀分析、系統(tǒng)目標(biāo)、階段任務(wù)、設(shè)備選擇、投資分配、管理機構(gòu)、人員設(shè)置、技術(shù)培訓(xùn)、實施條件、實施步驟等。